Kukapa meistä ei Wordin, Excelin, Outlookin, PowerPointin ja muiden Office-sovellusten kanssa työskentelisi päivittäin.

Office 365 on Microsoftin pilvipohjainen tuottavuusratkaisu, joka tuo nuo tutut työkalut pilveen. Mutta on se paljon muutakin. 

Ratkaisu mukautuu tarpeisiin ja siihen voidaan lisätä tai siitä voidaan vähentää käyttäjiä hyvin helposti. 

Office 365:ssä on perus-Officeen verrattuna lisätoiminnallisuuksia.

Esimerkiksi Microsoft Planner on projektinhallintaa, Outlook Customer Manager pienimuotoinen asiakkuudenhallintaratkaisu ja Microsoft Bookings on ajanvarausjärjestelmä. Suunnittele työvuorot, tee tuote-esittely tai pystytä intranet.

”Sisältöjä ja kalentereita on helppoa jakaa käyttäjien kesken.”

Office 365:ssä on kattavat ryhmätyö- ja viestintämahdollisuudet pikaviesteistä videoneuvotteluihin. Sisältöjä ja kalentereita on helppoa jakaa käyttäjien kesken. Sen sijaan että lähettäisi työkaverille sähköpostia, Office 365:n avulla voikin nopeasti tarkistaa, onko työkaveri tavoitettavissa vaihtamaan pari sanaa ja saman tien näyttää työn alla olevan tehtävän ja pyytää kommentit. 

Tiedostot tulevat osaksi työn tekemistä sen sijaan, että ne olisivat tiedostopalvelimella jossakin tiettyä projektia varten luodussa kansiossa. Tiimeillä on omat työtilansa, joissa keskustelua käydään ja joista kaikki tarvittavat tiedostot löytyvät heti ja helposti. Asiakirjoja ja muistiinpanoja voi käyttää ja muokata useampi työntekijä yhtä aikaa vaikka tien päältä älypuhelimella, mikä on paljon kätevämpää kuin loputtomat kommenttikierrokset ja sähköpostirumba.

Joissakin yrityksissä halutaan tietää tarkalleen, miten paljon ohjelmistolisensseihin menee rahaa, ja siksi ne budjetoidaan kiinteästi. Silloin ei oteta huomioon isojen muutosten mahdollisuutta, kuten yt-neuvottelujen tai yritysoston. 

”Käyttöoikeusmallissa kuukausittaiset kustannukset tiedetään etukäteen eikä suuria ennakkoinvestointeja tarvita.”

Office 365:ssä on joustava hankintamalli. Kustannus määräytyy käyttäjämäärän mukaan, joten hyötykin korostuu sitä mukaa kuin käyttäjien määrä kasvaa. Käyttöoikeusmallissa kuukausittaiset kustannukset tiedetään etukäteen eikä suuria ennakkoinvestointeja tarvita. Jos tarve vähenee, käyttöäkin voidaan vähentää. Rahallista etua tulee siitä, että Office 365 tehostaa työtä: työ pystytään tekemään entistä helpommin, nopeammin ja joustavammin. Samalla asiakaspalvelukin paranee.

Tietotekniikka ei välttämättä ole kaikkien pk-yritysten liiketoiminnan ytimessä. Monella yrityksellä ei ole omaa IT-osastoa tai IT-vastaavaa. Näin ollen yrittäjän pitää itse huolehtia, että laitteet ja ohjelmistot ovat käytettävissä ja että ne myös pysyvät ajan tasalla.

Lue lisää Office 365:stä

Data Group, Microsoft 29.09.2017